Para muchas pequeñas empresas y negocios en crecimiento, QuickBooks es el programa de contabilidad de referencia. Sin embargo, existen numerosas alternativas a QuickBooks que se adaptan mejor a determinadas necesidades empresariales, ofrecen una experiencia de uso diferente o tienen precios más competitivos.
Si tu negocio opera en España, hay otro aspecto que debes tener en cuenta al elegir un programa de contabilidad o facturación: su adaptación a la normativa española sobre sistemas informáticos de facturación, que contempla dos modalidades: VeriFactu y no VeriFactu. No todas las alternativas a QuickBooks ofrecen las mismas garantías de adaptación ni las mismas funciones para cumplir estos requisitos.
Descubre algunas de las mejores alternativas a QuickBooks y explora otras opciones más allá de QuickBooks Online.
Esto es lo que debes saber antes de elegir el programa de contabilidad más adecuado para gestionar las finanzas de tu negocio.
Qué buscar en un programa de contabilidad
Antes de entrar en detalle sobre las alternativas concretas a QuickBooks, es importante comprender las funciones clave que cualquier programa de contabilidad debería ofrecer. A la hora de elegir un programa de contabilidad, valora cuáles de estas funciones necesitas realmente y cuáles pueden ayudarte a simplificar la gestión de tu negocio.
Entre las funciones que conviene valorar al elegir un programa de contabilidad se encuentran:
- Teneduría de libros. Una gestión financiera adecuada requiere seguir unas buenas prácticas de contabilidad, como aplicar el método de partida doble, mantener actualizado el libro mayor y disponer de un plan de cuentas bien estructurado para facilitar la teneduría de libros. La mayoría de los programas de contabilidad cumplen con esto, pero la facilidad de uso y la configuración pueden variar.
- Control de ingresos y gastos. Es fundamental poder llevar un registro preciso de los gastos y los ingresos. Busca un programa que permita registrar y clasificar las operaciones financieras, como los pagos con tarjeta y las transferencias bancarias. La conexión con las cuentas bancarias y la importación automática de movimientos también pueden facilitar la conciliación de operaciones y el control de las obligaciones fiscales.
- Facturación y pagos. Busca funciones que permitan emitir facturas periódicas y un volumen de facturación que se ajuste a las necesidades de tu negocio. También es importante que el programa admita distintos métodos de cobro, como los pagos online, y que permita integrar el procesamiento mediante una pasarela de pago. Los recordatorios de pago y las herramientas para gestionar las facturas de forma eficaz también son aspectos clave.
- Informes financieros. Es imprescindible poder consultar informes financieros claros y concisos. Entre ellos se incluyen informes habituales como la cuenta de pérdidas y ganancias, el balance general y el estado de flujo de caja.
- Conciliación bancaria. La conciliación bancaria permite comprobar que los registros contables coinciden con los movimientos de las cuentas e identificar posibles discrepancias.
- Interfaz de usuario. Una interfaz y un programa de contabilidad intuitivos son fundamentales para facilitar la utilización de un software de contabilidad, reducir la curva de aprendizaje y hacer que las tareas contables diarias resulten menos engorrosas.
- Accesibilidad e integraciones. QuickBooks Online es una solución basada en la nube a la que se puede acceder mediante una conexión a Internet, lo que ofrece una gran flexibilidad. Muchas alternativas también cuentan con integraciones con aplicaciones para conectarse con tu stack tecnológico en general. Aunque QuickBooks sigue siendo líder del mercado, algunas alternativas ofrecen integraciones más completas y fluidas con otras herramientas.
8 alternativas a QuickBooks
A la hora de elegir una alternativa a QuickBooks, el objetivo es encontrar una solución de contabilidad que se adapte a tu flujo de trabajo específico y a las necesidades de tu empresa. Descubre a continuación las mejores alternativas a QuickBooks, destacando lo que hace que cada una sea única.
La selección se basa en una investigación exhaustiva, en la que se evalúan factores como las opiniones de los usuarios, las características principales, los modelos de precios, la facilidad de uso y la relación calidad-precio general para distintos tipos de empresas.
1. Xero
Xero destaca por su enfoque colaborativo y su interfaz intuitiva, que muchos usuarios describen como moderna y fácil de utilizar. A diferencia de QuickBooks, permite añadir un número ilimitado de usuarios a todos sus planes.
Esto resulta especialmente útil para empresas en crecimiento que necesitan dar acceso al programa a varios miembros del equipo o a su asesoría contable sin asumir costes adicionales por usuario.
Las funciones de contabilidad por proyectos de Xero permiten hacer un seguimiento de los costes, comparar gastos e ingresos, asignar movimientos a distintos proyectos y elaborar presupuestos para cada uno.
Xero también destaca por sus numerosas integraciones con otras aplicaciones, disponibles en Xero App Store. Los negocios que utilizan Shopify pueden recurrir, por ejemplo, a herramientas de terceros, como Reconcilely, A2X o Xero Bridge, para sincronizar las ventas de su tienda con los registros contables de Xero.
Aunque permite realizar tareas contables habituales, como emitir facturas y controlar gastos, otras funciones, como la gestión de inventario y determinadas herramientas avanzadas, requieren complementos de pago. Xero también incluye un módulo específico para gestionar activos fijos, como equipos y vehículos, y automatizar el cálculo de su depreciación.
Limitaciones en España: Xero no incorpora compatibilidad nativa con VeriFactu ni está específicamente adaptado a los requisitos españoles de facturación. Para seguir utilizando Xero en España, es necesario recurrir a soluciones de terceros que permitan conectar el programa con un sistema de facturación compatible con la normativa. Esto puede añadir costes y complejidad a la gestión contable, por lo que conviene comprobar la disponibilidad y el funcionamiento de estas integraciones antes de elegir Xero.
Precio: Xero ofrece tres planes de suscripción, con precios desde 32 $ al mes por el plan Starter (unos 28,50 €). Los planes Standard y Premium cuestan 54 y 82 $ al mes (aproximadamente 48 y 73 €), respectivamente. Xero también ofrece un periodo de prueba gratuito de 30 días.
2. FreshBooks
FreshBooks se posiciona como una solución de contabilidad diseñada específicamente para propietarios de pequeñas empresas del sector de los servicios, autónomos y aquellas personas que cobran principalmente en función de las horas facturables.
Entre sus funciones se incluyen la facturación personalizable y un seguimiento optimizado de los proyectos, con la posibilidad de comparar los presupuestos con los resultados reales. También ofrece un sistema integrado de seguimiento del tiempo trabajado que permite incorporar automáticamente las horas registradas y los gastos a las facturas.
A diferencia de QuickBooks Online, FreshBooks ofrece un portal para clientes desde el que pueden consultar sus facturas y gestionar los pagos online. Esto simplifica el proceso de cobro y facilita la comunicación con los clientes.
Aunque se centra principalmente en la gestión de ingresos, gastos y facturación, FreshBooks no ofrece herramientas avanzadas de gestión de inventario. Además, algunas de las funciones más complejas de contabilidad por partida doble son limitadas en comparación con otras opciones de software de contabilidad.
Limitaciones en España: FreshBooks tampoco está adaptado a la normativa española de facturación y no ofrece compatibilidad nativa con VeriFactu. Para utilizarlo en España, es necesario recurrir a soluciones externas que permitan cumplir con los requisitos fiscales y de facturación locales, lo que puede añadir costes y complejidad a la gestión del negocio.
Precio: FreshBooks ofrece cuatro planes de suscripción: Lite, desde 16 € al mes; Plus, 30 € al mes; Premium, 50 € al mes; y Select, con precio personalizado. El número de clientes a los que puedes facturar varía según el plan, desde cinco en Lite hasta un número ilimitado en Premium y Select.
3. Holded
Holded es un programa de gestión empresarial en la nube diseñado para autónomos y pequeñas y medianas empresas, especialmente en el mercado español. No ofrece un plan gratuito, pero reúne en una misma plataforma herramientas de facturación, contabilidad, gestión de gastos, tesorería, CRM y proyectos.
Esto permite centralizar buena parte de la gestión diaria del negocio sin tener que recurrir a varias aplicaciones. Entre sus principales ventajas destacan la automatización de tareas contables, la conexión con entidades bancarias y las herramientas para controlar ingresos, gastos y tesorería.
Holded permite además gestionar clientes, proveedores y proyectos desde una misma plataforma. Incluye compatibilidad con VeriFactu, lo que facilita la adaptación a los requisitos españoles de facturación.
Holded también ofrece una integración con Shopify que permite importar pedidos y productos de la tienda online. La importación de productos funciona en una sola dirección, de Shopify a Holded, mientras que la sincronización bidireccional de existencias requiere contratar un complemento de inventario. Esto permite centralizar la gestión de las ventas y el control del stock desde Holded.
Precio: Holded ofrece tres planes de pago, desde 34 € al mes (Basic), 69 € (Standard) y 115 € (Advanced). Los precios no incluyen IVA. También ofrece una prueba gratuita de 14 días.
4. Zoho Books
Zoho Books forma parte de un amplio ecosistema de aplicaciones empresariales. Ofrece una solución de contabilidad para empresas en expansión que puedan necesitar un paquete tecnológico más amplio. Es una opción para quienes deseen integrar su software de contabilidad con un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), de recursos humanos u otras herramientas de software empresarial.
Entre sus funciones contables destacan las opciones de automatización de tareas, como la emisión de facturas recurrentes y el envío de recordatorios de pago.
Zoho Books también dispone de una aplicación móvil gratuita que permite emitir facturas, recibir pagos, registrar el tiempo de trabajo, digitalizar recibos y consultar informes. Además, los negocios que utilizan Shopify pueden conectar ambas plataformas mediante aplicaciones de terceros como Zoho Books Integration para sincronizar los datos de la tienda y las ventas.
Una de las características diferenciadoras de Zoho Books son sus herramientas de gestión de proyectos, que permiten registrar las horas de trabajo y analizar la rentabilidad de cada proyecto. También incluye un portal para clientes que facilita la colaboración y la gestión de pagos.
En España, Zoho Books permite trabajar con VeriFactu mediante una conexión con B2Brouter. Esta conexión se configura directamente desde el programa, aunque requiere una cuenta y una suscripción a B2Brouter.
Precio: Zoho Books ofrece un plan gratuito y tres planes de pago: Standard, desde 10 € al mes; Professional, 20 €; y Premium, 30 €. Estas tarifas corresponden a la facturación anual. Los precios, planes y funcionalidades pueden variar según la región.
5. Quipu
Quipu es un programa de facturación y gestión diseñado para autónomos y pequeñas empresas que quieren simplificar sus tareas administrativas y tener las finanzas del negocio bajo control. Sus principales funciones permiten emitir facturas y presupuestos y registrar ingresos y gastos.
Esto lo convierte en una alternativa interesante para profesionales independientes que necesitan gestionar su actividad diaria sin recurrir a un programa de contabilidad más complejo. Entre sus herramientas destacan la digitalización de facturas y tickets mediante un lector automático, la previsión de impuestos y el autocompletado de modelos tributarios.
También permite conectar cuentas bancarias y conciliar movimientos para identificar facturas pendientes de cobro o pagos realizados. Además, puedes compartir la información con tu asesoría para que revise los documentos y gestione tus obligaciones fiscales.
Quipu también está adaptado a VeriFactu, por lo que puede ayudar a los autónomos y pequeños negocios a cumplir con los requisitos españoles de facturación.
Sin embargo, sus funciones varían según el plan contratado: por ejemplo, la conexión y conciliación bancaria están disponibles a partir del plan Solution, mientras que la conciliación automática y las herramientas de análisis financiero más avanzadas se incluyen en Premium.
Precio: Quipu ofrece tres planes de pago: Starter, desde 17 € al mes; Solution, 30 €; y Premium, 59 €. También puedes contratar una suscripción anual, con tarifas reducidas. Los precios y las funciones varían según el plan.
6. Sage 50
Sage 50 es un programa de contabilidad y gestión empresarial dirigido a pequeñas empresas que necesitan un mayor control de sus operaciones financieras y comerciales.
Combina la contabilidad y la facturación con herramientas para gestionar compras, ventas e inventario, por lo que resulta especialmente útil para negocios con un volumen considerable de productos o necesidades específicas de gestión de inventario.
Una de sus ventajas es que permite centralizar distintas áreas del negocio en una misma plataforma. Incluye funciones como la gestión de pedidos de compra y venta, el control de almacenes, la conciliación bancaria y la elaboración de estados financieros. También ofrece herramientas de contabilidad analítica y presupuestaria en los planes superiores, que ayudan a controlar los costes y hacer un seguimiento del rendimiento del negocio.
Sage 50 está disponible tanto en versión local como en la nube, lo que permite elegir la modalidad de trabajo que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa. Además, ofrece distintas opciones de personalización y soluciones complementarias para ampliar sus funciones e integrarlo con otras herramientas empresariales.
Precio: Sage 50 ofrece tres planes, disponibles en modalidad local o en la nube. En la versión local, Essential cuesta 45 € al mes; Standard, 102 €; y Premium, 154 €. En la modalidad en la nube, los precios son de 78, 144 y 194 € al mes, respectivamente. Las tarifas corresponden a contratos anuales con pago anual, IVA no incluido.
7. Visionwin
Visionwin es una solución de gestión empresarial dirigida a autónomos, comercios y pequeñas empresas que buscan controlar la contabilidad y la facturación sin asumir el coste de una suscripción. Ofrece distintos programas para gestionar estas áreas, que pueden utilizarse por separado o de forma conjunta.
Visionwin Contabilidad permite llevar la contabilidad general, gestionar asientos y consultar informes financieros, mientras que Visionwin Facturación se centra en la emisión de facturas y la gestión comercial.
Entre las funciones de Visionwin destacan el control de ingresos y gastos, la gestión de clientes y proveedores, la creación de presupuestos y facturas y la elaboración de informes personalizados. También ofrece herramientas para controlar las existencias y gestionar pedidos, albaranes y movimientos de almacén.
Además, dispone de un programa TPV específico para comercios y negocios de hostelería. Visionwin Facturación y TPV funcionan en la modalidad VeriFactu, que implica el envío automático de las facturas y los tickets a la Agencia Tributaria.
A diferencia de otros programas que permiten elegir entre las modalidades VeriFactu y no VeriFactu, Visionwin solo ofrece la primera y no permite desactivar el envío una vez actualizado el programa.
Precio: Visionwin ofrece sus programas completos de contabilidad, facturación y TPV de forma gratuita, sin límites de uso ni restricciones de funciones. También dispone de planes opcionales de pago para actualizaciones y soporte técnico, con tres modalidades: Actualización, Básico y Profesional. Las tarifas varían según el programa y la modalidad de instalación (local o en la nube). En la modalidad local, los precios parten de 210 € al año, mientras que la versión en la nube está disponible desde 25,90 € al mes para un usuario.
8. GnuCash
GnuCash es un programa de contabilidad gratuito y de código abierto que constituye una alternativa a QuickBooks para los propietarios de pequeñas empresas que dan prioridad al ahorro de costes y al control de sus datos. A diferencia de los modelos basados en suscripción de QuickBooks Online, GnuCash no tiene cuotas periódicas.
Esta herramienta permite aplicar el sistema de contabilidad por partida doble, por lo que resulta adecuado para quienes tengan un buen conocimiento de los principios contables o estén dispuestos a aprender. También permite trabajar con varias divisas, una función útil para negocios que realizan operaciones internacionales.
A diferencia de QuickBooks Online, GnuCash es un programa de escritorio, por lo que no ofrece acceso desde la nube ni sincronización bancaria automática. Los movimientos se pueden importar mediante formatos compatibles, como QIF y OFX, pero requieren una gestión manual.
Su interfaz también resulta menos intuitiva que la de muchas soluciones comerciales actuales y no permite que varios usuarios trabajen simultáneamente sobre el mismo archivo contable. Además, no está específicamente adaptado a las obligaciones fiscales españolas, por lo que no debe considerarse una solución integral para cumplir con requisitos como VeriFactu.
Precio: GnuCash es un programa gratuito y de código abierto. No tiene planes de pago ni cuotas recurrentes, aunque pueden surgir costes adicionales si necesitas contratar soporte externo o recurrir a herramientas de terceros.
Preguntas frecuentes sobre alternativas a QuickBooks
¿Cuál es la mejor alternativa a QuickBooks?
La mejor alternativa a QuickBooks depende de las necesidades de tu negocio, tu presupuesto y las herramientas que necesites para gestionar la contabilidad. Holded y Quipu son opciones interesantes para autónomos y pequeñas empresas en España que buscan simplificar la facturación y la gestión fiscal. Zoho Books destaca por sus posibilidades de integración con otras aplicaciones empresariales, mientras que FreshBooks resulta especialmente útil para profesionales independientes y negocios de servicios. Si necesitas un programa de contabilidad gratuito, también puedes valorar Visionwin o GnuCash.
¿Cómo puedo gestionar mi negocio sin QuickBooks?
Puedes gestionar las finanzas de tu negocio sin QuickBooks utilizando otro programa de contabilidad o facturación adaptado a tus necesidades. Muchas alternativas permiten emitir facturas, registrar ingresos y gastos, conciliar movimientos bancarios y consultar informes financieros. También puedes recurrir a hojas de cálculo si tu actividad es muy sencilla, aunque a medida que crece el negocio puede resultar más práctico utilizar un programa que automatice estas tareas. En España, comprueba también que la solución elegida se adapte a tus obligaciones fiscales y a los requisitos de facturación vigentes.
¿Existe alguna alternativa gratuita a QuickBooks?
Sí. Existen varias alternativas gratuitas a QuickBooks, aunque sus funciones y limitaciones varían. Visionwin ofrece programas de contabilidad y facturación gratuitos, mientras que GnuCash es una aplicación de código abierto que permite llevar la contabilidad por partida doble sin cuotas de suscripción. Zoho Books también dispone de un plan gratuito, aunque incluye restricciones en determinadas funciones y en el número de usuarios. Antes de elegir, comprueba qué prestaciones incluye cada plan y si cubre las necesidades de tu negocio.
¿Qué es VeriFactu y cómo afecta a la elección de un programa de facturación?
VeriFactu es una de las modalidades previstas en la normativa española sobre sistemas informáticos de facturación. Estos requisitos buscan garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Los sistemas que utilizan la modalidad VeriFactu remiten automáticamente esos registros a la Agencia Tributaria.
Si tu negocio utiliza un programa para emitir facturas, debes comprobar que cumple los requisitos de la normativa aplicable. No todas las alternativas a QuickBooks están adaptadas a estos requisitos ni ofrecen las mismas funciones para el mercado español. Por eso, antes de elegir un programa, conviene verificar su compatibilidad con la normativa y las condiciones de adaptación que ofrece el proveedor.
